Dernière mise à jour : 2.09.2022 Exporter au format PDF Imprimer

Agent administratif

Entrepreneuriat - Management

Contenu principal

Intitulé de la fonction

Agent.e administratif.ve (H/F/X)

Description de l'entreprise

Le Centre IFAPME MBC organise des formations en alternance dans les secteurs de la construction, des « métiers verts », du commerce, … :

- En apprentissage (à partir de 15 ans)

- En formation de chef d’entreprise (à partir de 18 ans)

Les cours (théoriques ou pratiques) sont organisés du lundi au samedi, en journée ou en soirée.

Les prestations du gestionnaire administratif s’effectuent principalement en journée mais peuvent comporter une à deux soirées par semaine à prester ainsi que certains samedi matin.

Finalité

L'agent administratif devra notamment :

 

  • Informer et répondre aux demandes
  • Accueillir les personnes (y compris les formateurs), identifier leur demande et apporter la réponse et l’accompagnement appropriés
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers papiers et informatiques
  • Donner les informations de base sur les différentes formations organisées au Centre et dans le réseau
  • Répondre aux demandes des formateurs (pédagogiques de 1er niveau (ex: Travaux Journaliers, Examens, Travail de Fin d’Etude…), matériel…)

Inscrire les apprenants aux cours

  • Proposer la formation ou le stade de formation le plus approprié
  • Encoder les inscriptions et récolter les preuves/documents nécessaires – gérer les demandes de dispenses
  • Encaisser les droits d’inscription/frais de participation

Organiser les cours

  • Créer et encoder les horaires dans la base de données
  • Convoquer les apprenants aux cours et suivre les présences/absences
  • Elaborer les fardes de cours (listes de présences, …)

Assurer la gestion administrative des dossiers des candidats

  • Compléter les documents sociaux (allocations familiales, mutuelle, pensions, Onem..) et attestations
  • Gérer les conventions de stage non rémunérées

Organiser les évaluations en cours ou en fin d’année

  • Encoder ou faire encoder les points dans la base de données
  • Planifier et coordonner les examens
  • Classer les questionnaires et les copies d’examens

Gérer la délivrance des diplômes

  • Vérifier et compiler les résultats des évaluations et élaborer les certificats et diplômes

Logistique

  • Attribuer et réserver les locaux pour les cours
  • Réserver et gérer le matériel (projecteur, ...)
  • Commander les fournitures de bureau et faire des photocopies
  • Assurer le transfert des informations entre l’équipe de jour et de soirée
  • Réaliser des reporting

Positionnement

Sous l’autorité de la directrice du Centre et du coordinateur du Centre

Compétences requises

  • Maitrise des outils de bureautique et de messagerie (Word, Excel, Outlook)
  • Avoir le sens de l’accueil
  • Être rigoureux et organisé
  • Être disponible en soirée et certains samedis
  • Être flexible et proactif
  • Être résistant au stress
  • Avoir un esprit d’équipe

Profil

Diplôme : enseignement supérieur de type court (bac) ou expérience équivalente

Modalités relatives à l'exercice de la fonction

  • Contrat à durée indéterminée
  • 38h/semaine
  • Début du contrat : le plus rapidement possible
  • Lieux de travail :  Braine-le-Comte

Comment postuler valablement

Dépôt des candidatures (CV + lettre de motivation) pour le 16 septembre 2022 à midi au plus tard, à l’attention de Madame BIZIKWA Leslie, responsable des ressources humaines, exclusivement par E-mail  à leslie.bizikwa@ifapme.be

Plus d'informations

Des renseignements complémentaires peuvent être demandés à l’adresse suivante : leslie.bizikwa@ifapme.be

Mons - Borinage - Centre

Le Centre IFAPME Mons-Borinage-Centre recrute des gestionnaires administratifs·ves, (CDI et CDD) pour le département formation de base