Dernière mise à jour : 12.01.2021 Exporter au format PDF Imprimer

Agent.e administratif.ve

Management - Conseil

Contenu principal

Intitulé de la fonction

Agent.e administratif.ve pour le département Formation de base

Description de l'entreprise

Le Centre IFAPME de Braine-le-Comte organise des formations en alternance dans les secteurs de la construction, des «métiers verts», du commerce et service, de la mobilité, du numérique, ... :

  •  En apprentissage (à partir de 15 ans)
  •  En formation de chef d’entreprise (à partir de 18 ans)

Les cours (théoriques ou pratiques) sont organisés du lundi au samedi, en journée ou en soirée.

Finalité

L’agent administratif devra notamment :

Inscrire les apprenants aux cours

  • Proposer la formation ou le stade de formation le plus approprié
  • Encoder les inscriptions et récolter les preuves/documents nécessaires – gérer les demandes de dispenses
  • Encaisser les droits d’inscription/frais de participation

Organiser les cours

  • Créer et encoder les horaires dans la base de données
  • Convoquer les apprenants aux cours et suivre les présences/absences
  • Elaborer les fardes de cours (listes de présences, …)

Assurer la gestion administrative des dossiers des candidats

  • Compléter les documents sociaux (allocations familiales, mutuelle, pensions, onem..) et attestations
  • Gérer les conventions de stage non rémunérées

Organiser les évaluations en cours ou en fin d’année

  • Encoder ou faire encoder les points dans la base de données
  • Planifier et coordonner les examens
  • Classer les questionnaires et les copies d’examens

Gérer la délivrance des diplômes

  • Vérifier et compiler les résultats des évaluations et élaborer les certificats et diplômes

Logistique

  • Attribuer et réserver les locaux pour les cours
  • Réserver et gérer le matériel (projecteur, ..)
  • Commander les fournitures de bureau et faire des photocopies
  • Assurer le transfert des informations entre l’équipe de jour et de soirée
  • Réaliser des reporting

 

Positionnement

Sous l’autorité de la directrice du Centre et du coordinateur du Centre

Compétences requises

  • Diplôme  de l’enseignement supérieur de type court ou d’une expérience équivalente
  • Maitrise des outils de bureautique et de messagerie (Word, Excel, Outlook)
  • Avoir le sens de l’accueil
  • Etre rigoureux et organisé
  • Etre disponible en soirée
  • Etre flexible et proactif
  • Etre résistant au stress
  • Avoir un esprit d’équipe

Modalités relatives à l'exercice de la fonction

Il s’agit de deux contrats de remplacement à mi-temps pour suppléer à l’absence de deux personnes (donc 2* un mi-temps). Le temps de travail pour chaque contrat est de 19h/semaine.  Début du contrat le plus rapidement possible.
 

Les prestations de l’agent administratif s’effectuent principalement en journée mais comportent une à deux soirées  par semaine à prester ainsi que certains samedi matin

Comment postuler valablement

Dépôt des candidatures (CV + lettre de motivation) pour le JE 14 janvier 2021 à 12h au plus tard, à l’attention de Madame Leslie BIZIKWA, responsable des ressources humaines, exclusivement par e-mail à leslie.bizikwa@ifapme.be

 

Plus d'informations

Des renseignements complémentaires peuvent être demandés à l’adresse suivante : leslie.bizikwa@ifapme.be

Mons - Borinage - Centre