Dernière mise à jour : 8.07.2022 Exporter au format PDF Imprimer

Employé administratif

Informatique - Réseaux

Contenu principal

Intitulé de la fonction

Employé.e Admdministratif.ve (H/F/X)

Description de l'entreprise

Le Centre IFAPME Namur/Brabant Wallon asbl est un centre de formation du réseau IFAPME organisant des formations en alternance ou continues. Il est réparti sur 5 sites d'exploitations distincts (Namur, Perwez, Wavre, Gembloux 1 et Gembloux 2).

 

Finalité

Activités et tâches :
A\ Informer et répondre aux demandes
B\ Inscrire les apprenants aux cours
  • Proposer la formation ou le stade de formation le plus approprié ;
  • Orienter, si nécessaire vers le service approprié ;
  • Informer des droits et devoirs de chaque apprenant ;
  • Vérifier les conditions d’admission ;
  • Organiser les examens d’entrée ;
  • Réceptionner et/ou vérifier les dossiers d’admission/motivation ;
  • Encoder les inscriptions et récolter les preuves nécessaires ;
  • Encaisser les droits d’inscription.
C\ Organiser les cours
  • Encoder les horaires dans la base de données ;
  • Convoquer les apprenants aux cours ;
  • Elaborer les fardes de cours (listes de présences) ;
  • Si nécessaire, modifier les horaires et en informer les apprenants et les formateurs ;
  • Gérer les classes en cas d’absence des formateurs.
D\ Gérer les dossiers formateurs
  • Préparer et envoyer les contrats et les réceptionner signés ;
  • Compléter les documents sociaux (allocations familiales, mutuelle, pensions, Onem...) ;
  • Encoder les dossiers formateurs et les remplacements formateurs dans la base de données ;
  • Transmettre les informations pour le paiement des formateurs (+frais de déplacements).
E\ Assurer la gestion administrative des dossiers des candidats
  • Gérer les demandes de dispenses ;
  • Suivre les présences (réaliser ou s’assurer de la prise des présences, encoder les données et récolter les justificatifs d’absence) ;
  • Compléter les documents sociaux (allocations familiales, mutuelle, pensions, onem..) ;
  • Communiquer régulièrement avec les DT au sujet de leurs stagiaires ;
  • Gérer les conventions de stage non rémunérées ;
  • Archiver les dossiers des apprenants.
F\ Organiser les évaluations en cours ou en fin d’année
  • Encoder ou faire encoder les points dans la base de données ;
  • Coordonner les examens C (récolter et transmettre les TFE, convoquer le jury et les auditeurs, encoder l’horaire, envoyer le plan d’organisation) ;
  • Organiser les conseils des formateurs et le suivi des décisions ;
  • Organiser les 2èmes sessions ;
  • Envoyer les avis de résultats de la 1ère et de la 2ème session ;
  • Classer les questionnaires et les copies d’examens
G\ Gérer la délivrance des diplômes
  • Rédiger les E9 (vérifier et envoyer à la Direction territoriale) ;
  • Elaborer les diplômes (FAG et CE) ;
  • Organiser la remise des diplômes.
H\ Logistique
  • Attribuer et réserver les locaux pour les cours ;
  • Réserver et gérer le matériel (projecteurs, ordinateurs, etc.) ;
  • Commander les fournitures de bureau.
I\ Divers
  • Assurer le transfert des informations entre l’équipe de jour et de soirée ;
  • Gérer éventuellement la caisse ;
  • Réaliser des reportings ;
  • Préparer la localisation et l’agrément des cours ;
  • Intervenir en cas de soucis ;
  • Faire des photocopies.

Raison d'être de l'emploi

Le renfort apporte de l'aide aux assistants administratifs qui sont en charge de l’ensemble des tâches relatives à l’information, à l’inscription et au suivi des apprenants au sein de nos centres. 

Positionnement

  • Dépend du directeur du site

Compétences requises

Savoir-faire
  • Maitriser les outils bureautiques et informatiques ;
  • Etre capable de manipuler différents programmes informatiques rapidement ;
  • Savoir écrire sans faute et être capable de synthétiser rapidement l’information.
  • Savoir assimiler un nombre important de notes d’instructions, de règlements et autres documents normatifs à appliquer.
Savoir être
  • Autonome ;
  • Flexible ;
  • Etre dynamique et proactif ;
  • Etre organisé et rigoureux ;
  • Etre polyvalent.

Modalités relatives à l'exercice de la fonction

Ce que nous offrons
  • CDD de 3 mois (Contrat de remplacement, renfort rentrée, etc.) ;
  • Chèque repas ;
  • Frais de transport ;
  • Horaire variable avec prestation le samedi.

Comment postuler valablement

Les personnes intéressées sont invités à transmettre leur dossier de candidature :

  • via le bouton "Postuler maintenant" ci-contre ou;
  • via mail à l'adresse : recrutement.nbw@ifapme.be ou;
  • Par courrier à l’adresse suivante :

Centre IFAPME Namur Brabant wallon

A l’attention de Monsieur DEVREUX - Directeur Général

Rue Saucin, 66

5032 Gembloux (Les Isnes)

Pour être prise en considération, votre candidature devra impérativement comporter les éléments suivants :

  • Une lettre de motivation ;
  • Un Curriculum Vitae actualisé ;
  • Une copie du diplôme requis ; 
  • La mention du/des site(s) pour le(s)quel(s) vous postulez. 

Plus d'informations

recrutement.nbw@ifapme.be 

Namur - Brabant wallon

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